Whistleblowing

1 Cosa è il Whistleblowing

È la rivelazione spontanea all’Ente pubblico o privato da parte di un individuo, detto “Segnalante” (in inglese “whistleblower”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno del contesto lavorativo pubblico o privato, della quale il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza.

2 Chi può segnalare un illecito?

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di un soggetto del settore pubblico o privato, in qualità di:

• Dipendenti pubblici (ossia i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs 165/2001, ivi compresi i dipendenti di cui all’art. 3 del medesimo decreto, nonché i dipendenti delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione; i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio);
• Lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso oggetti del settore pubblico o del settore privato;
• Collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• Volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• Azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

3 Tutela dei soggetti segnalanti

La tutela dei segnalanti è garantita:

• Nel caso dei lavoratori dipendenti durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
• Nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con l’azienda per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

3.1 Limitazione dei diritti dei segnalanti

L’applicazione della disciplina in materia di Whistleblowing determina una limitazione dei diritti dei Segnalati; infatti, al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, i diritti riconosciuti dalla normativa privacy (artt. 15 e ss. del GDPR) non possono essere esercitati qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. Pertanto tali diritti potranno essere ritardati, limitati o esclusi con comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che la comunicazione stessa possa compromettere la finalità della limitazione.

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

Questa ampia formulazione viene poi circoscritta in base ad un elenco di violazioni che possono essere distinte in:

• Violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori sensibili: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• Violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di
• imposta sulle società; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
• Violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestione. Tali illeciti e condotte non devono rientrare nelle categorie delle violazioni delle disposizioni nazionali ed europee e nelle violazioni delle disposizioni europee.

4 Procedura di segnalazione

Le Segnalazioni possono essere effettuate sia in forma anonima, che non, tramite il canale interno messo a disposizione dalla Società, tramite il Canale esterno dell’ANAC e tramite il canale pubblico ovvero di divulgazione a mezzo media.

L’accesso al canale esterno è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste dal legislatore.

In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione al canale esterno se, al momento della sua presentazione:

• il canale interno, pur essendo obbligatorio non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione.
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In caso di divulgazione pubblica la protezione al segnalante sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

• se alla segnalazione interna l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti;
• se la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante;
• se la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• se la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

4.1 Canale interno

L’azienda per garantire la massima riservatezza del segnalante ed evitare qualsiasi conflitto d’interesse ha deciso di nominare un ufficio esterno dedicato al ricevimento di tutte le segnalazioni.

Lettera Raccomandata

La Segnalazione potrà essere trasmessa a mezzo di lettera raccomandata A.R. indirizzata all’ufficio Health & Safety S.r.l. in Strada Privata dell’Industria, 7/A Lemignano di Collecchio (PR) all’attenzione del Responsabile della gestione della segnalazione (Whistleblowing) in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, ovvero la descrizione del fatto illecito verificatosi. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al responsabile della gestione della segnalazione”. Qualora il soggetto segnalante non ritenesse necessario mantenere l’anonimato ha la possibilità di inviare quanto sopra in unica busta.

Al segnalante viene fornita la possibilità di utilizzare la modulistica allegata alla presente procedura.

Incontro diretto

Su richiesta della persona segnalante, la segnalazione potrà avvenire mediante un incontro diretto fissato, entro un termine ragionevole, presso l’ufficio Health & Safety S.r.l. in Strada Privata dell’Industria, 7/A Lemignano di Collecchio (PR) con la persona designata.

La segnalazione, pervenuta in una nelle modalità precedenti, è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del gestore (Health & Safety S.r.l.). Entro il termine di sette giorni la segnalazione viene presa in carico.

Il segnalante riceverà riscontro entro tre mesi sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Successivamente verrà redatta una relazione per l’azienda e nel caso di segnalazione fondata verranno avviati gli iter di procedure civili e penali. Qualora al contrario la segnalazione risulti priva di fondamento questa verrà archiviata.

5. Conservazione della documentazione inerente la segnalazione

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.